WinVIS.Projectadministratie Gestructureerd werken! WinVIS ® beschikt over een praktische en veelzijdige projectadministratie, opgebouwd uit twee of drie onderdelen: projectinvoer, projectbeheer en projectplanning. Om te beginnen moeten we natuurlijk voor een klant een nieuw project aanmaken. Je legt hier o.m. vast wat de taakomschrijving is, de startdatum van het project.
Je kunt een project opbouwen met projecttaken, zoals bijvoorbeeld (1) ontwerp, (2) productie, (3) installatie, (4) nazorg en (5) training. Hoeveel soorten projecttaken en welke bepaal je uiteraard zelf. Deze projecttaken komen terug in de projectplanning en in projectbeheer.
Digitaal projectarchief Relevante documenten en/of bestanden kun je hier al aan het project koppelen en papieren documenten kun je eenvoudig inscannen. Net als in alle andere WinVIS modules met een digitaal archief kun je ook hier een print-screen als pdf toevoegen aan het archief.
Koppeling orderadministratie Zodra je een project aanmaakt kun je hier desgewenst al een concept order aanmaken. Deze is dan al gekoppeld aan dit project en gebruik je om later te factureren. Wat je t.z.t. precies factureerd kun je allemaal later nog aanpassen in de ordermodule.
Superprojecten en deelprojecten Naast de hierboven beschreven standaardprojecten kun je nog een stap verder gaan. Je kunt nl. ook een superproject aanmaken. Dit is een project, waaraan je deelprojecten kunt koppelen, bijvoorbeeld voor een aantal fasen of perioden. Ook kun je een vast aantal uren of andere klantafspraken vastleggen. Zo kun je op het niveau van een superproject de gewerkte uren goed in de gaten houden, je klant juist informeren en tijdig nieuwe afspraken maken met je klant. Zo geeft een superproject, met zijn eigen rapportages, een helicopterview over je projecten.
Invoer van drie kanten In de praktijk voeren medewerkers vaak zelf de uren en uitgevoerde werkzaamheden in. Dat scheelt onnodig werk en invoerfouten. Ingevoerde boekingen worden direct verwerkt en zijn ook direct bij de superprojecten zichtbaar. Op een (deel)project kun je op drie manieren werkzaamheden, uren, etc. boeken:
a. module Projecten b. tool Uren2WinVIS c. online urenportal a. Invoer via module Projecten b. Ureninvoer via tool Uren2WinVIS
De ingevoerde uren en werkzaamheden importeer je in de module projecten en wanneer de boekingen gereed en gecontroleerd zijn worden ze automatisch verwerkt in de projectadministratie.
c. Online urenportal
Via je eigen online portal kun je gegevens invoeren vanaf een pc, laptop, tablet en smartphone. De boekingen gereed en gecontroleerd zijn worden ze automatisch verwerkt in de projectadministratie. Daarnaast kun je ook een nieuw project aanmaken of werken met het dagrapport.
NB: Het online urenportal is geen standaard onderdeel van de WinVIS installatie en implementatie. Neem hiervoor contact op met ons voor een maatwerkimplementatie in samenwerking met uw webhoster en uw systeembeheerder. Veelzijdige en duidelijke documenten De diverse rapporten bekijk je direct op je scherm, kun je afdrukken naar een printer of naar een pdf-bestand. Maar je kunt ze ook opslaan in tal van andere formaten, waaronder Word, Excel, HTML en diverse grafische formaten! WinVIS ® heeft een eigen module waarmee je rapporten en layouts kunt bewerken. Om enkele rapportages te noemen:
uren per project
uren per project per medewerker
uren per medewerker per periode
uren jaarwerk
uren per periode
urenverantwoording per maand
urenverantwoording per week
kilometerverantwoording per auto
kilometerverantwoording per medewerker
openstaande projecten
openstaande projecten per medewerker
geselecteerde projecten
facturering extra materiaal
Superprojecten In het scherm superprojecten krijg je een overzicht van je superprojecten. Je ziet de deelprojecten en kunt een rapport opvragen met een duidelijke specificatie op het niveau van het superproject. Zo hou je grip op de gewerkte uren en de met je klant gemaakte afspraken.
