WinVIS blog, nieuwtjes, tips... Op deze pagina houden wij u op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Soms is dat een ingrijpende en uitgebreide update, soms een klein maar handig detail.
WinVIS, KPN Veilig Virusscanner, F-Secure en Bankiersbeveiliging KPN Veilig beschikt over de optie "Bankiersbeveiliging", te vinden in de instellingen onder "Veilig browsen". Wanneer deze beveiliging inschakelt in je browser (bv. bij het telebankieren vanaf je pc) wordt de verbinding tussen WinVIS en de MySQL database verbroken, met het risico op verlies van nog niet opgeslagen gegevens.
Gelukkig hebben we ook een oplossing hiervoor. Ga hiervoor in KPN Veilig naar "Instellingen". Beheerdersrechten zijn vereist, kies vervolgens voor "Instellingen bewerken". Ga in het scherm "Virussen en bedreigingen" en kies voor "Geblokkeerde toepassingen weergeven", klik vervolgens op het tabblad "Uitgesloten". Klik hierin op de knop "Nieuwe toevoegen". Je kunt alle .exe bestanden stuk voor stuk toevoegen of de map C:\Program Files (x86)\WinVIS toevoegen. Klik vervolgens op de knop "OK". Sluit KPN Veilig, start je pc of laptop opnieuw op en WinVIS zal gewoon blijven werken, ook met ingeschakelde Bankiersbeveiliging.
NB: KPN Veilig maakt gebruik van F-secure. Wanneer je gebruik maakt van F-secure kun je dus tegen hetzelfde probleem aanlopen. Zowel KPN als F-secure geven bij navraag aan dat dit gedrag bekend en "normaal" is. Een andere oplossing dan het zelf aanpassen van de instellingen hoeven we waarschijnlijk niet te verwachten.
WinVIS TaakPlanner Soms herhaal je elke dag verschillende taken op je computer. Of je vindt een mooie back-uptool die niet geautomatiseerd kan worden, die je één keer per dag wilt laten draaien. Soms is het handig om het verwijderen van tijdelijke bestanden te automatiseren, bestanden naar een andere map te kopiëren of de naam van bestanden te wijzigen.
Met Taakplanner (ook wel TaskPlannerSystray genoemd) kun je de uitvoering van deze taken automatiseren! Je kunt veel taken uitvoeren, omdat je veel taken kunt toevoegen om opeenvolgend uit te voeren in de volgorde die je verkiest of vereist. Dit programma is tevens tweetalig gemaakt (Nederlands en Engels). Klik hier voor aanvullende informatie!
WinVIS DeleteBlankPdfPages Na het werk voor de WinVIS module Calculatie & Offerte hebben we het onderdeel voor het verwijderen van blanco pagina's uit een pdf-document ook als zelfstandig programma uitgewerkt. We stellen dit gratis beschikbaar voor iedereen, die het nodig heeft. Het programma is tweetalig gemaakt. Klik hier voor aanvullende informatie!
WinVIS Calculatie & Offerte In deze module kun je eenvoudig een (uitgebreide) pdf-offerte samenstellen, bestaande uit bijvoorbeeld een voorblad, je prijsopgave, productdocumentatie en je verkoop- en leveringsvoorwaarden. Tot zover hopelijk niets nieuws! We hebben nu een nieuwe methode uitgewerk om eventuele blanco pagina's uit je pdf offerte te verwijderen. Niets is nl. vervelender dan dat je op het laatste moment ziet dat er toch nog onbedoeld een blanco pagina in de offerte zit. En omdat je allerlei pdf-documenten eenvoudig kunt samenvoegen kan het zomaar zijn dat één van de oorspronkelijke bestanden een blanco pagina bevatte. WinVIS kan tijdens het samenstellen van je offerte hier rekening mee houden en een eventuele blanco pagina automatisch voor je verwijderen.
WinVIS DigiDossier update (november 2022) De modules DigiDossier voor het scannen, samenvoegen, digitaliseren en archiveren van documenten en bestanden is flink gewijzigd. Zo maken we nu gebruik van een andere techniek voor het in- en uitpakken van archiefbestanden. Deze is sneller en betrouwbaarder bij archieven met een grote omvang. Voor gebruikers met Windows 10 (en later) hebben we het selectiescherm voor het invoegen van bestanden gewijzigd, waardoor het scherm optimaal aansluit bij de gebruikte Windows versie.
Ook is bij het opslaan van een archief een duidelijke voortgangsindicator toegevoegd. Het opslaan van een archiefbestand met veel (grote) bestanden kan immers heel even duren!
Een overzicht van de vele wijzigingen, verbeteringen en uitbreidingen in de mei 2022 update! Sinds de mei 2021 update zijn er (erg) veel wijzigingen, verbeteringen en uitbreidingen doorgevoerd in ons WinVIS pakket. We zullen op deze pagina de belangrijkste zaken eruit pikken en deze kort toelichten. Alle wijzigingen hebben we ontwikkeld op Windows 10, maar zijn ook uitgebreid getest met Windows 7, zowel met de 32-bit versies als de 64-bit versies. Ook hebben we kort na het uitwerken van de mei 2022 update nog een aantal uitbreidingen toegevoegd, die we met terugwerkende kracht in de mei 2022 download hebben opgenomen.
Orderbevestigingen naar apart e-mailadres Na het toevoegen van een apart e-mailadres voor aanmaningen (zie onder) hebben we dit nog verder uitgebreid om bij klanten ook een apart e-mailadres te kunnen vastleggen waar een orderbevestiging standaard naar toe gemaild moet worden. Steeds meer bedrijven gebruiken nl. extra e-mailadressen voor specifieke functies naast e-mailadressen voor medewerkers en afdelingen.
Dat is echter nog niet alles! WinVIS kan de e-mail naar de specifieke e-mailadressen (voor orderbevestiging, factuur en aanmaning) nu nl. ook versturen vanaf verschillende e-mailadressen (en zelfs met verschillende accounts). Zo kunnen we bijvoorbeeld orderbevestigingen versturen vanaf sales@winvis.nl en facturen vanaf invoices@winvis.nl.
NB: Bij gebruik van Gmail voor uitgaande e-mail zult u voor ieder gebruiksdoel dan een eigen account moeten maken, bijvoorbeeld winvissales@gmail.com en winvisinvoices@gmail.com. Enkel het vaste e-mailadres dat bij het account hoort werkt nl. niet bij gebruik van Gmail.
In dit scherm met alle mogelijke e-mailconfiguraties kunnen we eenvoudig accounts kopiëren, aanpassen naar het gebruiksdoel en natuurlijk ook testen, zodat we zeker weten dat het werkt. WinVIS gebruikt automatisch de accounts, die per gebruiksdoel ingesteld zijn.
Koppeling met de Kamer van Koophandel Om optimaal met uw relaties binnen Nederland handel te kunnen drijven is het belangrijk te weten met welk bedrijf of met welke organisatie u te maken hebt. En u wilt graag met zo min mogelijk handelingen nieuwe relaties invoeren en bestaande relatiegegevens controleren. De informatie uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel kan u daarbij op weg helpen. WinVIS kan met behulp van het Kamer van Koophandel nummer de bedrijfsgegevens online en real time opvragen.
WinVIS haalt deze gegevens op en u kunt deze informatie desgewenst direct overnemen in WinVIS relatiebeheer. U kunt afzonderlijke informatie overnemen of in één keer alles overnemen naar WinVIS.
Lees hier het hele verhaal in ons nieuwe helpdocument!
Opvragen en controleren BTW-nummers voor EU en Verenigd Koninkrijk Om optimaal met uw relaties handel te kunnen drijven binnen de Europese Unie (EU) is het over en weer noodzakelijk om de juiste naam van de organisatie te kennen, alsmede het BTW-nummer en het adres. De Europese Commissie heeft hiervoor het zgn. VIES opgezet, het VAT Information Exchance System. VAT staat voor Value Added Tax, ofwel BTW.
Wanneer organisaties - conform normaal gebruik - onderling hun BTW-nummers uitwisselen voor het drijven van handel of het leveren van diensten binnen de EU kan het VIES gebruikt worden om het ontvangen BTW-nummer online te controleren. Het opvragen van het bedrijf met dat BTW-nummer is nu in WinVIS ingebouwd, zodat u direct kunt controleren of deze gegevens kloppen met hetgeen uw relatie aan u heeft opgegeven.
Omdat het Verenigd Koninkrijk per 01-02-2020 uit de EU is gestapt, kan de EU verificatiedienst de BTW-nummers van bedrijven en organisaties uit het Verenigd Koninkrijk niet langer controleren. Het Verenigd Koninkrijk hanteert vooralsnog nog steeds het systeem van BTW-nummers. We hebben daarom WinVIS uitgebreid met een extra koppeling voor de BTW-nummervalidatie bij het zgn. GOV.UK van het Verenigd Koninkrijk. WinVIS herkent automatisch of het BTW-nummer toebehoort aan een bedrijf of organisatie uit het Verenigd Koninkrijk of uit de EU. De juiste instantie wordt automatisch gekoppeld en de informatie wordt opgevraagd.
Naast het opvragen van het BTW-nummer archiveert WinVIS het document en legt het de verkregen gegevens vast in de WinVIS database. Er mag immers geen misverstand over zijn wie nu exact uw contractpartner is! Ook daarom bewaren we van iedere opvraging een document en bewaren we de opgevraagde informatie in de WinVIS database. Het is mogelijk om een BTW-nummer zo vaak als nodig opnieuw op te vragen bij VIES of GOV.UK. Van iedere opvraging maken we een apart document en een aparte regel in de WinVIS database. Zo houdt u zicht op bijvoorbeeld wijzigingen in de organisatienaam en/of het organisatieadres. Met een extra rapportage kunt u per relatie een overzicht maken van de opgevraagde gegevens.
Lees hier het hele verhaal in ons nieuwe helpdocument!
Opvragen en controleren EORI-nummers voor EU en Verenigd Koninkrijk Om optimaal met uw relaties handel te kunnen drijven gebruikt de douane zgn. EORI-nummers voor voor het opvragen en controleren van de juiste naam, adres, plaats, etc. van uw handelspartner. EORI staat voor Economic Operator Registration and Identification. Een EORI-nummer is een wettelijk verplicht, uniek identificatienummer voor een onderneming. Aan de hand van dat nummer weten de douanediensten in alle Europese lidstaten wie u precies bent en waaruit uw activiteiten zoal bestaan. U moet dus een EORI-nummer hebben als u goederen van of naar de Europese Unie wilt in- of uitvoeren of wanneer u met douaneformaliteiten te maken krijgt. Zonder EORI-nummer kunnen de douane-autoriteiten uw douaneaangiftes niet valideren. De Europese Commissie heeft hiervoor een EORI-nummer verificatiedienst opgezet.
Omdat het Verenigd Koninkrijk per 01-02-2020 uit de EU is gestapt, kan de EU verificatiedienst de nummers van bedrijven en organisaties uit het Verenigd Koninkrijk niet langer controleren. Het Verenigd Koninkrijk hanteert vooralsnog nog steeds het systeem van EORI-nummers. We hebben daarom WinVIS uitgebreid met een extra koppeling voor de EORI nummervalidatie bij het zgn. GOV.UK van het Verenigd Koninkrijk.
Wanneer organisaties - conform normaal gebruik - onderling hun EORI-nummers uitwisselen voor het drijven van handel of het leveren van diensten binnen de EU kan de online EORI-controle gebruikt worden om het ontvangen EORI-nummer te controleren. Het opvragen van het bedrijf met dat EORI-nummer is nu in WinVIS ingebouwd, zodat u direct kunt controleren of deze gegevens kloppen met hetgeen uw relatie aan u heeft opgegeven.
WinVIS herkent automatisch of het EORI-nummer toebehoort aan een bedrijf of organisatie uit het Verenigd Koninkrijk of uit de EU. De juiste instantie wordt automatisch gekoppeld en de informatie wordt opgevraagd. Naast het opvragen van het EORI-nummer archiveert WinVIS het document en legt het de verkregen gegevens vast in de WinVIS database.
Lees hier het hele verhaal in ons nieuwe helpdocument!
Automatisch aanvullen bij zoekopdracht In alle WinVIS modules worden de ingevoerde zoektermen (voor iedere gebruiker apart) bewaard, zodat bij het opnieuw zoeken WinVIS tijdens het typen van de zoekterm al een suggestie kan doen. Wilt u deze suggestie gebruiken, dan moet u dubbelklikken op de suggestie en op enter drukken of op (snel)zoeken klikken om deze suggestie als zoekterm te gebruiken.
Tip! Staat er op een gegeven moment een vreemde of ongewenste zoekterm tijdens het typen? Druk dan op de knop Delete en de voorgestelde zoekterm wordt verwijderd uit uw keuzelijst.
Uw WinVIS beheerder kan deze functie desgewenst per gebruiker in- en uitschakelen.
Nieuwste updates voor afdrukken en rapportages In deze WinVIS versie gebruiken we de nieuwste XFRX component (versie 21.1) voor het maken en opslaan van rapportages in diverse formaten, van pdf tot docx en xlsx en van jpg tot png. Zo kunt u atijd overzichten en rapporten maken in het juiste formaat.
Ook hebben we enkele nieuwe rapporten toegevoegd - denk bijvoorbeeld aan de BTW en EORI rapportages - en hebben we een aantal bestaande rapporten gewijzigd.
Verder hebben we bij gebruik van een specifieke labelprinter en factuurprinter extra controles ingebouwd op de aanwezigheid en beschikbaarheid van deze printers tijdens gebruik. Zo voorkomen we onnodige stagnatie.
Apart e-mailadres bij uw klanten voor aanmaningen Steeds meer (grote) bedrijven en instellingen proberen de per e-mail ontvangen facturen automatisch in te lezen. Stuurt u uw rekeningoverzichten en aanmaningen naar hetzelfde e-mailadres, dan kan het zomaar zijn dat niemand deze leest en er dus niets met uw bericht gedaan wordt. Daarom hebben we bij de factureringsinstellingen een extra veld toegevoegd voor het vastleggen van een apart e-mailadres voor rekeningoverzichten en aanmaningen. U kunt dit per klant instellen. Is het veld leeg, dan wordt bij een het e-mailadres voor de facturering gebruikt voor rekeningoverzichten en aanmaningen.
Meerdere e-mailconfiguraties Voor het versturen van e-mail maakt u gebruik van een standaard e-mailaccount. We zien steeds vaker dat bedrijven één of meer extra accounts achter de hand hebben om bij eventuele e-mailproblemen toch e-mail te kunnen versturen. In de nieuwste WinVIS versie nemen we uw e-mailgegevens daarom over naar een aparte tabel, waarin uw WinVIS beheerder ook extra e-mailaccounts kan opnemen. Deze zijn daarna eenvoudig te activeren, zodat uw e-mail bij een storing met het standaard account toch verstuurd kan worden.
Ook houdt WinVIS nu nog beter rekening met de extra eisen die internet provider stellen voor het gebruik van hun server voor uw uitgaande e-mail. Uw WinVIS beheerder kan in de WinVIS systeemgegevens de gewenste e-mailconfiguratie instellen en activeren.
Nummering projecten en e-mailberichten Voor het automatisch nummeren van projecten en e-mailberichten kunt u nu kiezen tussen de zgn. dagnummering (2022050101, enz.) en de zgn. doornummering (laatst gebruikte waarde + 1). Bij doornummering moet het startnummer tenminste gelijk zijn aan het hoogst gebruikte nummer.
Uw WinVIS beheerder kan in de WinVIS systeemgegevens het gewenste type nummering instellen. DigiDossier met tekstherkenning (OCR) In de WinVIS module DigiDossier kunnen we alle denkbare documenten en bestanden archiveren en aan een relatie koppelen. Ongemerkt archiveren we zo vele pdf documenten, die we prima kunnen bekijken, maar waar we vaak niet zomaar teksten uit kunnen overnemen. Dan komt de vernieuwde OCR (optical character recognition) functie voor tekstherkenning direct van pas. We gebruiken hiervoor enkele externe programma's, die de omzetting van een pdf bestand naar een tekstbestand regelen. Kern van de tekstherkenning is het onderdeel Tesseract-OCR, dat bijvoorbeeld bij de Universitäts-bibliothek Mannheim gebruikt wordt voor het digitaliseren van historische Duitse dagbladen.
Bij een pdf document dat uit meer dan één pagina bestaat, kunt u kiezen voor welke pagina's u de tekstherkenning wilt toepassen; maar voor alle pagina's kan dat natuurlijk ook! Op dit moment leveren we taalbestanden mee voor Engels en Nederlands. Mocht er behoefte zijn aan meer talen, dan horen we dat graag, zodat we die kunnen toevoegen.
Lees hier het hele verhaal in ons nieuwe helpdocument!
Nieuwe helpdocumenten In verband met de hier beschreven uitbreidingen en wijzigingen hebben we diverse helpdocumenten toegevoegd en gewijzigd. U vindt alle helpdocumenten in de menubalk van het WinVIS hoofdscherm.
Wijzigingen onder de motorkap Voorheen sloeg WinVIS allerlei (tijdelijke) bestanden op in de WinVIS folder onder "Mijn Documenten". We hebben WinVIS ingrijpend verbouwd om dit allemaal naar de folder ProgramData te verplaatsen. De door WinVIS gegenereerde documenten komen uiteraard nog steeds in "Mijn Documenten" te staan, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden en gebruiken.
NB: Staat er na de installatie van de update toch nog een folder met de naam "WinVIS" onder "Mijn Documenten", dan heeft WinVIS niet alle bestanden kunnen verplaatsen naar de ProgramData folder. U kunt de bestanden in de WinVIS folder onder "Mijn Documenten" openen en eventuele achtergebleven bestanden verwijderen of verplaatsen naar een andere folder. Daarna kunt u de WinVIS folder onder "Mijn Documenten" verwijderen, omdat deze niet meer gebruikt wordt.
Koppeling met AccountView versie 12 De koppeling voor het exporteren en importeren van journaalposten is inmiddels ook succesvol getest met AccountView versie 12. Ook het inlezen van ontvangen betalingen vanuit AccountView werkt natuurlijk nog als vanouds. Zo houdt u in WinVIS zicht op alle betalingen en beschikt u over een adequate debiteurenbewaking.
Logbestanden mailen voor support In de komende WinVIS versie bieden we o.m. de mogelijkheid om de logbestanden van kritische meldingen en foutmeldingen per e-mail naar ons te versturen voor support. We hebben dit nu extra eenvoudig gemaakt met een nieuwe functie in het WinVIS programma.
Snapshot Backup Tool versie 4.07 I.v.m. gewijzigde (strengere) eisen die internet providers stellen aan de beveiliging voor het versturen van e-mail hebben we de zgn. SMTP gegevens uitgebreid en hierop aangepast. Zo krijgt u of uw systeembeheerder weer keurig een e-mailbericht na iedere een back-up.
WinVIS e-mailverzending We hebben de gewijzigde beveiligingseisen voor het versturen van e-mail natuurlijk ook doorgevoerd in WinVIS. Desgewenst kunnen we assisteren bij het inrichten en testen van deze nieuwe e-mailinstellingen. Uiteraard werken dezelfde e-mailinstellingen direct in alle WinVIS modules (behalve Snapshot, dat een eigen configuratiebestand gebruikt).
WinVIS Update mei 2021 In deze WinVIS versie introduceren we de nieuwste versie van onze rapportgenerator. Deze kan documenten produceren op papier, maar natuurlijk ook in tal van bestandsformaten, variërend van pdf, docx, xlsx, bmp, jpg en png. Zo kun je informatie altijd op een gebruiksvriendelijke manier aanleveren in het gewenste formaat. We gebruiken in de mei update versie 21 van de XFRX rapportgenerator. Hierin zijn enkele bugs opgelost, een aantal functies zijn verbeterd en zijn er enkele nieuwe mogelijkheden toegevoegd.
Voor gebruikers die nog met Windows 7 werken hebben we onze WinVIS Adreshulp geoptimaliseerd, zodat deze functie ondanks de steeds hogere veiligheidseisen van Windows gebruikt kan blijven worden.
WinVIS Adreshulp Vanaf WinVIS versie v10.0.0051 biedt WinVIS bij de invoer van een vestigingsadres de mogelijkheid om automatisch het juiste adres en de plaatsnaam op te zoeken. Zo voer je nieuwe relaties nog sneller in en zonder fouten. Deze tool wordt online onderhouden en het adres en de plaatsnaam worden automatisch ingevuld.
Uitgebreide voorcalculaties voor al uw offertes De WinVIS calculatiemodule is uitgebreid met voorcalculaties. Hierdoor kun je nu bij ieder artikel een voorcalculatie toevoegen, waardoor je per artikel in je offerte een prijsopbouw kunt vastleggen. In de voorcalculatie kun je per onderdeel de prijzen, marge etc. invoeren. Heb je alles ingevoerd, dan kun je de kostprijs én de verkoopprijs met één muisklik in de offerte opnemen. Zo kun je ook een commerciële omschrijving gebruiken in je offertetekst en een heel gespecificeerde of technische omschrijving in de voorcalculatie.
WinVIS ScanCopy Maak van je scanner en printer een volwaardig kopieerapparaat met ScanCopy. Kopieer, druk een printscreen af, of maak er een pdf-bestand van. Klik hier voor meer informatie!
WinVIS back-ups We kunnen geen dag zonder back-up! Daarom heeft WinVIS® nu een eigen programma dat de WinVIS® databases dagelijks volautomatisch naar een back-up bestand wegschrijft. Klik hier voor meer informatie!
Verhuizing We zijn in in juli 2019 verhuisd naar de Fabrieksweg 6e, 7451 PT in Holten, op industrieterrein "De Vletgaarsmaten". We kunnen hier in alle rust werken en het WinVIS concept verder doorontwikkelen.
Hyperlinks In tekstvelden met een scrollbar kun je hyperlinks, bijvoorbeeld naar een website, nu met één muisklik aanroepen, net zoals in je browser.
