WinVIS.E-mail Wanneer je veel e-mailberichten verstuurt moet dat natuurlijk zo makkelijk mogelijk. In WinVIS® E-mail kies je eerst een indeling (sjabloon), op basis van een "tekst" of "html" opmaak. In de html opmaak kun je een uitgebreide stijlkenmerken toepassen, incl. afbeeldingen, logo, hyperlinks, etc.. Je kunt diverse indelingen vastleggen voor verschillende toepassingen.
Eventuele CC en/of BCC e-mailadressen voeg je snel toe. Je kunt hier ook snel in de e-mailadressen zoeken.
Gebruik tekstblokken Je kunt in het e-mailbericht eigen tekstblokken invoegen, zodat je zo min mogelijk hoeft te typen, net als in tal van andere modules. Je kunt vele tekstblokken aanmaken, zodat je de meeste e-mailberichten snel kunt samenstellen. Het gebruik van bovengenoemde indelingen en tekstblokken zorgt ook voor minder typefouten en een consequente schrijfstijl. Hier zie je een voorbeeld van het selectiescherm voor de tekstblokken, met daarbij het scherm voor het vastleggen van de tekstblokken.
Bijlagen digitaal
Bij ieder e-mailbericht kun je documenten en bestanden als bijlage meesturen, of het nu gaat om een ingevuld formulier als bijlage of om foto's of een zip-bestand. Papieren documenten kun je eenvoudig inscannen en als bijlage versturen. Net als in alle andere WinVIS® modules met een digitaal archief kun je ook hier een print-screen als pdf toevoegen als bijlage.
Bijlagen digitaal Aan iedere brief kun je documenten en bestanden koppelen, of het nu gaat om een ingevuld formulier als bijlage of om het verzendbewijs van een aangetekende verzending. Papieren documenten kun je eenvoudig inscannen. Net als in alle andere WinVIS® modules met een digitaal archief kun je ook hier een print-screen als pdf toevoegen als bijlage.
E-mail opvolging Je kunt een e-mailbericht "gewoon" versturen. Maar je kunt voor de feitelijke verzending ook instellen dat je graag een leesbevestiging van de ontvanger wilt hebben. En je kunt instellen dat het om een vertrouwelijk bericht gaat. Daarnaast kun je aan je e-mail een actiedatum koppelen, voor geval je voor een bepaalde datum een reactie op je bericht wilt hebben. Het e-mailbericht wordt dan opgenomen in je WinVIS® takenlijst.
E-mail archief In het e-mail archief vind je alle verzonden e-mailberichten per relatie terug. Je kunt hier eenvoudig zoeken, selecties maken, selecties bewaren en selecties hergebruiken. En je kunt hier een kopie- of een reminder e-mail versturen, desgewenst ook naar een ander e-mailadres, en met cc en bcc e-mailadressen. Natuurlijk heeft ook deze module duidelijke rapportages, zowel voor een enkel e-mailbericht als voor een groep e-mailberichten.
Flexibele verzending Technisch gezien biedt deze module drie manieren om de e-mail te versturen: (1) via de eigen mailserver, (2) via Microsoft® Outlook® en (3) via Gmail®. Je stelt het eenmalig in, je controleert of de verzending succesvol is - met de testknop - en daarna heb je er geen omkijken meer naar.
Hoe werkt het? WinVIS® E-mail bestaat uit twee modules: (1) de module voor het maken van een e-mailbericht, zoals je hierboven hebt gezien en (2) een module waarin je alle e-mailberichten en bijlagen terugvindt. Hierdoor kun je terwijl je een e-mailbericht aan het maken bent, toch nog even in het archief naar een ander mailtje (of een ander document) kijken. Ook maak je hier een overzicht van alle e-mailberichten volgens je eigen selectie, kun je selecties bewaren, zoeken, etc..
Tot slot heb je bij de verzendwijze via Outlook® natuurlijk Microsoft® Outlook® - onderdeel van Office® of Office 365® - op je desktop of laptop nodig.
