WinVIS.DigiDossier Digitaal archiveren! Bij het streven naar een papierloos kantoor is het niet meer dan logisch dat je zoveel mogelijk digitaal wilt bewaren. Met WinVIS® DigiDossier kun je alle bestandsformateen archiveren. Verder kun je papieren documenten rechtstreeks inscannen, in kleur, zwart/wit, enkelzijdig, dubbelzijdig, enz., afhankelijk van wat je scanner kan bieden. Ook kun je schermafdrukken (printscreen) als pdf archiveren.
Gestructuureerd opslaan Documenten en bestanden worden centraal opgeslagen, waarbij WinVIS® DigiDossier afhankelijk van het hoofd- en subcriterium de juiste mappen gebruikt en zonodig aanmaakt. Welke criteria je wilt gebruiken bepaal je in eerste instantie in grote lijnen bij het inrichten van DigiDossier en kun je altijd verder uitbreiden naar eigen inzicht en behoefte.
Kenmerken wijzigen Van ieder document of bestand in een digitaal archief kun je de naam en de archiefdatum wijzigen. Zo zorg je ervoor dat documenten begrijpelijke namen krijgen, waardoor je later gemakkelijker documenten terugvindt met de zoekfuncties. Je kunt zelfs de naam van het archiefbestand achteraf nog wijzigen.
Tekstherkenning Soms is het handig om tekstherkenning (of OCR - Optical Character Recognition) toe te passen op pdf documenten. WinVIS®.DigiDossier biedt een eenvoudige tekstherkenning aan met de geïntegreerde Tesseract module, die in veel gevallen prima resultaten geeft.
Je kunt de boom in! In de zgn. boomstructuur weergave kun je de afzonderlijke dossiers eenvoudig openen en sluiten. Je kunt natuurlijk alle dossiers in je selectie in één keer openen en weer sluiten; en via de zoekfunctie worden de juiste dossiers automatisch geopend. In onderstaand voorbeeld hebben we gezocht op het woord "artikel". Alle dossiers met hierin een document met "artikel" in de naam worden duidelijk gemarkeerd.
Flexibel zoeken Je kunt natuurlijk zoeken naar een bepaald dossier of alle dossiers van een bepaalde relatie of met een bepaald kenmerk. Maar je kunt ook zoeken naar een specifiek document of bestand in een dossier. Via dat document of bestand kom je dan automatisch bij het juiste dossier. En zoals je hierboven zag geeft de zoekfunctie bij de boomstructuur direct de zoekresultaten per dossier. Kortom, zoeken wordt vinden!
