WinVIS.Correspondentie Ondanks alle verkeer per e-mail en apps moet je af en toe toch toch wel eens een brief sturen. Met WinVIS® Correspondentie maak je snel een conceptbrief op basis van een tekstmodel (sjabloon). Je kunt in het concept eigen tekstblokken invoegen, zodat je zo min mogelijk hoeft te typen. Je kunt diverse tekstmodellen vastleggen en talloze tekstblokken, zodat je alle standaardbrieven snel kunt samenstellen. Het gebruik van tekstmodellen en tekstblokken zorgt bovendien voor minder typefouten en een consequente schrijfstijl.
Brief als formulier Je kunt in een brief een blok met aankruisvlakken opnemen door in het tekstblok vast te leggen dat het een formulier is. De aankruisvlakken worden als ingevuld tekstblok in de brief opgenomen.
Bijlagen digitaal Aan iedere brief kun je documenten en bestanden koppelen, of het nu gaat om een ingevuld formulier als bijlage of om het verzendbewijs van een aangetekende verzending. Papieren documenten kun je eenvoudig inscannen. Net als in alle andere WinVIS® modules met een digitaal archief kun je ook hier een print-screen als pdf toevoegen als bijlage.
Word® doet de rest Zodra je het concept in deze WinVIS® module samengesteld c.q. "gebouwd" hebt, klik je op het Microsoft® Word® icoon en zet je de brief door naar Word. Word® wordt automatisch gestart met een zgn. macro, die het document volgens een uniek patroon opmaakt en indeelt. De macro zorgt er ook voor dat het uiteindelijke Word® document in de database gearchiveerd wordt, dat het document op de juiste plek en in de juiste map is opgeslagen.
Je kunt het Word® document natuurlijk nog verder bewerken. Denk aan het invoegen van afbeeldingen of het toevoegen van een grafiek. Ook kun je de opmaak nog verder verfijnen, van lettergroottes tot vet en cursief.
Hoe werkt het? WinVIS® Correspondentie bestaat uit twee modules: (1) de module voor het maken van een brief, zoals je hierboven hebt gezien en (2) een module waarin je alle brieven en bijlagen terugvindt. Hierdoor kun je terwijl je een brief aan het maken bent, toch nog even in het archief naar een andere brief kijken. Heb je de juiste brief in het archief gevonden, dan kun je die automatisch in Word® met de juiste opmaak openen. Ook maak je hier een overzicht van alle brieven volgens je eigen selectie, kun je selecties bewaren, zoeken, etc..
Tot slot heb je natuurlijk Microsoft® Word® - onderdeel van Office® of Office 365® - op je desktop of laptop nodig om van concept naar een definitieve versie van een brief te komen.
